Email adalah salah satu alat komunikasi paling populer di dunia. Namun, tahukah kamu bagaimana email bisa sampai ke kotak masuk orang lain? Proses ini melibatkan beberapa langkah dan protokol yang bekerja sama untuk mengirimkan email dari pengirim ke penerima. Berikut adalah penjelasan sederhana tentang cara kerja protokol email.

Apa saja Langkah-Langkah Pengiriman Email ?

1. MX Lookup (Pencarian Rekam MX)

   • Ketika kamu mengirim email, server email pengirim pertama kali mencari informasi tentang server email penerima. Ini dilakukan dengan menggunakan Mail Exchange Record (MX Record) dalam sistem DNS (Domain Name System).

   • MX Record adalah daftar server email yang bertanggung jawab untuk menerima email untuk domain tertentu. Server pengirim akan menanyakan kepada DNS: "Ke mana saya harus mengirim email ini?"

2. Returns IP (Mengembalikan Alamat IP)

   • Setelah mendapatkan MX Record, server pengirim akan mendapatkan alamat IP dari server email penerima. Ini memungkinkan server pengirim untuk membuat koneksi langsung ke server penerima.

3. SMTP Transfer (Transfer Menggunakan SMTP)

   • Setelah menemukan server penerima, server pengirim menggunakan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim email.

   • SMTP adalah protokol utama yang digunakan untuk mengirim email dari satu server ke server lainnya. Pada tahap ini, email juga akan diproses untuk memastikan formatnya benar (MIME Encoding) dan aman (Security Verification).

4. Queue (Antrian)

   • Setelah email diterima oleh server penerima, email tersebut dimasukkan ke dalam antrian (mail queue). Antrian ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara sebelum email benar-benar dikirim ke kotak masuk penerima.

   • Server penerima akan menyimpan email di antrian ini dan kemudian mengirimkannya ke kotak masuk penerima saat ada waktu atau kapasitas yang cukup.

5. Delivery (Pengiriman)

   • Setelah email keluar dari antrian, server penerima akan mengirim email ke kotak masuk penerima. Pada tahap ini, email sudah siap dibaca oleh penerima.

Lalu, Protokol yang Digunakan dalam Email apa saja ?

Untuk menjelaskan lebih lanjut, berikut adalah beberapa protokol utama yang digunakan dalam pengiriman dan penerimaan email:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

• Fungsi : SMTP digunakan untuk mengirim email dari server pengirim ke server penerima.

• Port : Biasanya menggunakan port TCP 25 .

• Tujuan : Memastikan email berhasil dikirim dari satu server ke server lainnya.

POP3 (Post Office Protocol version 3)

• Fungsi : POP3 digunakan untuk mengunduh email dari server email ke perangkat lokal (seperti komputer atau smartphone).

• Port : Biasanya menggunakan port TCP 110 .

• Cara Kerja : Setelah email diunduh, biasanya email tersebut akan dihapus dari server email. Jadi, jika kamu menggunakan POP3, kamu hanya bisa membaca email di satu perangkat saja.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

• Fungsi : IMAP digunakan untuk menyinkronkan email antara server email dan perangkat lokal.

• Port : Biasanya menggunakan port TCP 143 .

• Cara Kerja : Dengan IMAP, email tetap tersimpan di server email, sehingga kamu bisa membaca email dari berbagai perangkat (misalnya, laptop, smartphone, atau tablet) tanpa khawatir kehilangan email.

Protokol Keamanan

• SPF (Sender Policy Framework) :

  • Fungsi: Verifikasi apakah domain pengirim email valid atau tidak.

  • Cara Kerja: SPF memeriksa apakah server yang mengirim email memiliki izin resmi dari domain pengirim.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) :

  • Fungsi: Menambahkan tanda digital (signature) pada email untuk memastikan integritas email.

  • Cara Kerja: DKIM menggunakan enkripsi untuk memverifikasi bahwa email tidak dirubah selama pengiriman.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) :

  • Fungsi: Menerapkan kebijakan untuk menangani email yang gagal verifikasi SPF atau DKIM.

  • Cara Kerja: DMARC membantu mengurangi spam dan phishing dengan memberikan instruksi kepada server email tentang apa yang harus dilakukan jika email gagal verifikasi.

Bagaimana Semua Hal diatas Terhubung?

• Pengirim menggunakan aplikasi email (email client) untuk menulis dan mengirim email.

• Email kemudian dikirim ke server email pengirim menggunakan protokol SMTP.

• Server pengirim mencari server penerima menggunakan MX Record dan DNS.

• Setelah menemukan server penerima, email disimpan di antrian (queue) sebelum akhirnya dikirim ke kotak masuk penerima.

• Penerima dapat menggunakan POP3 atau IMAP untuk mengunduh atau menyinkronkan email dari server email mereka ke perangkat lokal.

Proses pengiriman email tampak rumit, tetapi sebenarnya terdiri dari langkah-langkah yang terorganisir dengan baik. Protokol seperti SMTP, POP3, dan IMAP serta keamanan seperti SPF, DKIM, dan DMARC bekerja bersama-sama untuk memastikan email sampai dengan aman dan tepat waktu ke penerima. Dengan pemahaman ini, kamu bisa lebih memahami bagaimana email bekerja di balik layar.